Suun- ja nielun alueen syöpäyhdistys ry pitää jäsenistään jäsenrekisteriä, johon on rekisteröity jäseneksi ilmoittautuneet ja hyväksytyt henkilöt. Jäsenrekisteriin on tallennettu ainoastaan henkilön ilmoittamia tietoja.
Jäsenrekisterin tarkoituksena on kerätä jäsenien tietoja yhdistyksen päätöksentekoa varten, jäsenmaksujen laskutukseen, jäsenetuuksien valvontaan, jäsentapahtumien järjestämiseen ja kokouksiin kutsumista varten. Yhdistyksen jäseneksi voi liittyä kurkun-, nielun- tai suunalueen syöpään sairastunut henkilö varsinaiseksi jäseneksi ja kannatusjäseneksi voi liittyä muu henkilö tai yhteisö, jonka yhdistyksen hallitus hyväksyy.
- Jäsenrekisteri sisältää jäsenten nimen, syntymäajan, sukupuolen, yhteystiedot, jäsenmaksutietoja, jäseneksi liittymisajankohdan, jäsenlajin ja varsinaisten jäsenten osaslta syöpälajin, sekä tiedon paikallisosastosta, johon jäsen osoitetiedon perusteella kuuluu tai on ilmoittanut haluavansa kuulua. Päättyneiden jäsenyyksien osalta rekisteri sisältää edellä mainittujen tietojen lisäksi päättymispäivän.
- Tukihenkilörekisteri sisältää tukihenkilön nimen ja yhteystiedot, tämä rekisteri on julkinen.
- Vapaaehtoistoiminnan rekisteri sisältää henkilötiedot, nimen, sosiaaliturvatunnuksen, osoitteen ja muut yhteystiedot sekä kulukorvausten maksamiseen tarvittavat pankkitiedot.
- Jäsenlehtemme Ystävän Tuki postitusrekisteri sisältää henkilön nimen ja osoitetiedon.
Tietoja voidaan kerätä, tallentaa ja päivittää myös Posti Oy:n rekisteripalvelut / Tiedotuspalveluraportin tiedoista.
Henkilötietoja säilytetään luottamuksellisina. Paperilla olevat tiedot säilytetään lukkojen takana, jonne on pääsy yhdistyksen hallituksen nimeämällä henkilöllä tai henkilöillä. Tietojenkäsittelyn tulosteet hävitetään käsittelyn jälkeen tai viimeistään vuoden kuluttua tapahtumasta johon tiedot on kerätty.
Yhdistyksen hallitus ja hallituksen nimeämä henkilö huolehtii tietoturvan säilymisestä parhaan kykynsä mukaan.
Yhdistyksen pöytäkirjoista on jäsenellä tai muulla henkilöllä oikeus saada ote niistä pöytäkirjan kohdista joissa hänen asiaansa on käsitelty. Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille paitsi viranomaisille tarpeen mukaan.
Yhteyshenkilö Marja Toivonen.